Distansutbildning ledarskap

Hoppa in när du vill och börja gräv där du står.

Här finns inga kursdatum att följa, kurslokaler att resa till eller klockslag att hålla reda på.

Du läser i boken, surfplattan eller smartphonen när du vill, hur du vill, och var du vill. På egen hand, med kollegorna, med lärare eller t o m med en helt egen coach.

Ta kvitto vid svåra samtal

Vad som känns som ett svårt samtal för en ledare, behöver inte kännas lika svårt för en annan, det beror helt på vad vi har för erfarenheter och hur mycket motstånd vi känner inför en analkande, möjlig konflikt.

Gemensamt är ofta att vi är ovana vid att hantera starka känslor och att vi därför känner en viss tveksamhet och oro inför att ta upp problem. 

Här ger vi tips för att bättre hantera de svåra samtalen och där ett av de viktigaste är att budskapet nått fram (ta ett kvitto på det genom att be personen upprepa med egna ord) och att ni är överens om problemet innan ni går vidare.

Hur hantera svåra samtal?

1. Förberedelser
   Var förberedd genom att ha tagit fram konkret fakta och dokumentation att visa medarbetaren.  
   Kan det finnas något förståeligt skäl till det inträffade- vilket behov försökte medarbetaren fylla genom sitt agerande?
   Vad kan ditt besked väcka för olika reaktioner och hur kan du bäst bemöta dem?
   Tänk också över ditt ansvar som ledare. Vad kan du kräva att medarbetaren själv ansvarar för?
   Ha en klart formulerad målsättning med samtalet. Vad vill du uppnå?
   Avsätt gott om tid för samtalet. En del behöver prata av sig, andra vänder på klacken och går. 
    
2. Småprat eller känslokyla
   Småprata inte för mycket, det blir lätt överslätande och budskapet riskerar att bli otydligt.
   Bekräfta situationen och förbered medarbetaren på att det kommer att bli lite tufft ;"Det jag nu kommer att säga kan kännas jobbigt att prata om". 
   Var heller inte känslokall, utan försök att skapa kontakt och var empatisk. 
    
3. Linda inte in i bomull
   Presentera problemet tydligt så som du uppfattat det och utifrån hur det påverkat dig/organisationen. Lämna sedan plats för medarbetaren att själv beskriva händelsen. Du behöver inte hålla med om det medarbetaren säger, utan du behöver bara lyssna och försöka förstå.
    
4. Ge utrymme för känslor
   Vänta ut känslorna, lyssna och bekräfta och visa empati med din medarbetare. Eftersom du förberett dig för många olika sorters reaktioner har du nu förhoppningsvis ett helt batteri möjligheter att ta till.. 
    
5. Kvittot
   Be medarbetaren sammanfatta vad budskapet innebär med egna ord, så att du kan få ett kvitto på att budskapet nått fram. 
    
6. Fokus på lösningar och framtid
   Fastna inte i det negativa och förgångna. Prata om framtiden, vad ni ska göra nu och vad som kan vara lämpliga lösningar som fungerar för er båda.. 
    
7. Uppföljning
   Svåra besked behöver bearbetas, boka därför in ett uppföljningsmöte 2-3 dagar senare, där ni diskuterar vidare.. 
    
8. Ta hand om dig
   Se till att också du har någon att prata med efteråt och att du får tid för dig själv efter ett jobbigt samtal.

Källa: Så hanterar du svåra samtal, Tidningen Chef. Chefsguiden Svåra samtal, Ledarna (med boktips).